Description de la mission
Nous recherchons un.e Assistant ADV pour venir rejoindre notre équipe Commerciale.
Le poste est rattaché à la Responsable ADV.
Nous proposons les missions suivantes :
· Accueil téléphonique des clients
oPrise de commandes
oRenseignements des délais et fabrications prévues
oRemise de prix aux clients de la distribution : propose avec l’aide de l’historique, valide avec le commercial quand il s’agit de demandes spécifiques,
oInformations des rendements de fabrication
oConfirmation des délais ou annonce de risque de retard
· Identification des clients et produits nouveaux
oValidation des informations clients / création fiches clients dans les systèmes et mises à jour,
oVérification du crédit accordé au client, information du risque au commercial,
oCréation des codes articles nouveaux
· Enregistrement des commandes dans les systèmes d’informations
oSaisie dans SAP des commandes, envoi des AR
oTransmission des commandes au planning au fur et à mesure des réceptions chaque jour,
oSaisie des informations principales de commandes dans le fichier client
· Vérifie en permanence les stocks existants et les produits pouvant être proposés avant de lancer en fabrication
· Production des listes de colisage du façonnage pour l’export.
· Suivi des stocks clients
oTenue sous excel des stocks de certains clients,
oInformation aux clients
oRelance en fabrication quand stock mini atteint, selon les clients
· Gestion des échantillons
oPréparation des demandes d’échantillons plus grands que les A3/ A4 : recherche des papiers dans les stocks, demande de coupe au façonnage, organiser l’envoi chez le client, saisie d’une commande d’échantillon dans SAP.
· Gestion administrative des non-conformités produits à partir des informations du service Qualité
oInformations à collecter auprès du client (souvent par téléphone),
oConstitution du dossier pour la qualité (quel N° de fab ? N° d’AR ?)
oOrganisation de la récupération de la marchandise si besoin
oIndemnisation du client (avoir à émettre, indemnités)
oGestion de la commande de remplacement
· Gestion de l’assurance-crédit
oOuvrir le compte pour tout nouveau client chez les organismes assureurs avant l’enregistrement de la 1ère commande,
oTenir informés les commerciaux des risques vis-à-vis du client
oSuivre les retards de paiement clients et s’assurer que l’encours autorisé n’est pas dépassé par l’enregistrement de nouvelles commandes
oGestion d’éventuels contentieux avec le crédit clients Groupe
oIdentification des créances douteuses pour informer la comptabilité
· Gestion des crédits documentaires
oGestion des différentes options selon les clients, les organismes financiers
oSuivre très précisément les demandes de documents
· Gestion du suivi documentaire des expéditions à l’exportation (contact avec la CCI via internet pour générer les certificats d’origine), mise en place des containers pour export maritime
· Archivage des données liées aux commandes/ factures
Profil
Formation commerciale type BAC +2
Anglais courant
Idéalement trilingue (allemand)
Expérience en relations commerciales > 5 ans
Aptitudes techniques requises
• Comprendre les besoins clients et les interpréter afin de suivre la gestion des commandes et transmettre les informations au planning (précision des informations, degré d’urgence à identifier),
• Maîtriser les outils informatiques (SAP impérativement, Excel, Outlook)
• Maitrise des techniques du commerce international (INCOTERMS, crédits documentaires, cautions bancaires, notions en douane export)
• Connaissances comptables permettant de suivre le crédit client, les encours et gérer les risques de dépassement des couvertures
• Connaissance des produits nouveaux, des contraintes de fabrication
Aptitudes comportementales requises
• Etre organisé, rigoureux
• Avoir une aisance relationnelle
• Dynamique, capacité de gérer des demandes soudaines / changements
• Capable de gérer les demandes exigeantes et urgentes des clients / commerciaux (infos de retard par exemple)
